- 关于收集与整理新生档案的通知
- 发布时间：2014-10-21 浏览次数：32
各书院：
根据《新乡医学院三全学院学生档案管理办法（试行）》（院学〔2012〕31号）文件要求，为进一步加强学生档案管理，我校对2014年入学的新生档案进行集中管理，现需各书院开展档案的收集、整理工作。具体要求如下：
一、归档材料
1.入学材料4项：包括准考证、录取通知书、学生登记表、入学体检表。
2.高中档案材料4项：高中档案、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表；如果考生档案密封，直接装进学生档案袋。
3.学生其他材料（专升本档案等）。
二、档案袋填写标准
所发档案袋格式（附件1），填写要求如下：
1.黑色中性笔填写，字迹工整。
2.姓名等基本信息一栏填写完整。另在性别一栏后的空白处添加学号，或在档案袋的右上角添加学号，以书院为单位保持统一。
3.填写序号为1-2的项目，其中序号1“入学材料”包括准考证、录取通知书、学生登记表共3件，序号2为入学体检表。
4.序号13材料名称写“高中档案材料”，包括高中档案、高考报名登记表、高考体检表和高考志愿表等共4件;或考生档案1份。
5.其他项目不需要填写。有特殊情况在备注里说明。
6.所要求的档案材料不全者，在备注里注明无某项档案材料。
7.“件数”一栏根据实际情况填写；“页数”一栏可以不填。
三、档案整理工作流程
1.各书院根据新生报到人数，安排工作人员到学生事务发展部领取相应数量的档案袋。新乡校区领取时间：10月21日。平原校区领取时间：10月21日；
2.各书院根据归档材料要求收集2014年新生档案，装入统一的档案袋，并按照档案袋填写标准进行如实填写。
3.各书院对新生档案按照学号，由小到大进行排序，并填写《新乡医学院三全学院档案移交登记表》（附件2）一式三份。
4.10月22日前，新生档案全部整理完毕，书院组织自查。
5.10月23日，各书院将整理好的新生档案送交学生事务发展部。新乡校区新生档案于23日8：00——12：00送交至就业指导中心；平原校区新生档案于23日2：00——17：00送交基础医学楼二楼学生事务发展部办公室（原学务部办公室）。
四、注意事项
1.学生档案工作是强化学生管理的基础，具有特殊的重要性。档案的收集与整理由各书院主管学生工作的副书记、副院长全面负责。
2.学生档案根据规定禁止学生拆阅，档案整理须注意档案材料及学生个人信息的保密及安全。
3.移交材料包括完整的学生档案和相应的《移交登记表》，一式三份，以小班为单位填写。《移交登记表》电子版发送至94387765@qq.com。
4.学生档案遗失的，在《移交登记表》备注里注明档案遗失；所要求学生档案材料不全者，在《移交登记表》备注里注明无某项档案材料。
5.转专业学生在《移交登记表》中做相应记录，待教务部转专业工作全部结束后集中转递转专业学生档案。
附件：
学生事务发展部
2014年10月20日